Assistenz der Amtsleitung mit Schwerpunkt Technik (m/w/d)

Jobbeschreibung

Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.
Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz der Amtsleitung mit Schwerpunkt Technik (m/w/d)
Grünflächen- und Tiefbauamt, Stadtbezirk Schwenningen, unbefristet, Vollzeit, EG 9a TVöD

Sie möchten als kommunikative und strukturierte Persönlichkeit Verantwortung übernehmen und unsere Amtsleitung im Tagesgeschäft organisatorisch wie administrativ in technischen Angelegenheiten unterstützen? Sie sind erster Kontakt für interne und externe Anfragen und haben Freude daran Projekte aktiv mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgaben
Unterstützung der Amtsleitung in technisch-administrativen Fragestellungen
Übernahme von Sonderaufgaben und Ad-hoc-Themen zur operativen Entlastung
Steuerung und Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements
Abstimmung und Begleitung von Bauvorhaben
Mitwirkung bei der Erstellung von Drucksachen und Entscheidungsvorlagen
Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Amtsleitung, Fachabteilungen und externen Partnern
Begleitung und Nachverfolgung von Optimierungsprozessen
Pflege und Überwachung der zentralen Projektübersicht
Koordination von Projektabstimmungen und Fortschrittskontrollen
Eigenständige Organisation und Moderation von Abstimmungsrunden
Unterstützung beim Kostencontrolling
Organisation von Veranstaltungen und Terminen
Erstellung von Schriftsätzen und Korrespondenz für die Amtsleitung
Qualitätssicherung von Zuarbeiten und Berichten

Ihr Profil
Techniker und Meister der Fachrichtung Bau und Umwelt, technischer Betriebswirt, Verwaltungsfachangestellte oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
Technisches Grundverständnis im Bauwesen von Vorteil
Erfahrung im Projektmanagement, idealerweise im Bau- oder Infrastrukturbereich oder in der Qualitätssicherung
Sehr gute EDV-Kenntnisse (u. a. MS Office, enaio)
Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
Hohes Maß an Selbstständigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
Serviceorientiertes und freundliches Auftreten, auch in hektischen Situationen
Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise

Unser Angebot
kollegiale Zusammenarbeit in einem Team, in dem Ihre Ideen und Meinungen gefragt sind
zukunftssichere Beschäftigung
im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene ‚Work-Life-Balance‘
Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten

STADTVERWALTUNG

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Ihre Bewerbung
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, bitte über unser Online-Portal, bis zum 19.07.2026.
Fragen beantwortet Ihnen gerne
Silvie Lamla Tel. 07720 82-2601

Stadt Villingen-Schwenningen
Haupt- und Personalamt
Postfach 12 60
78002 Villingen-Schwenningen

Das Online-Portal sowie Informationen über uns als Arbeitgeber finden Sie im Internet unter: www.villingen-schwenningen.de

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